Voordat ik de techniek van de Pomodoro Methode kende wist ik niet hoe ik om moest gaan met alle afleidingen.
Al jaren ben ik bezig om zoveel mogelijk uit mijn dag te halen en stress zoveel mogelijk te vermijden. Toch bleef ik in deze valkuil van afleiding trappen.
Zit ik net lekker achter mijn laptop te werken, komt er opeens een melding op mijn scherm. Toch even op de melding klikken. Is het mijn laptop niet, dan is het mijn telefoon wel of iemand die dringend een vraag moet stellen.
En als ik dan eindelijk geen afleiding van buitenaf krijg, dan lijk ik deze afleiding stiekem te missen. Mijn hoofd lijkt het niet aan te kunnen om langdurig op één ding te focussen. Voor ik het weet ben ik afgeleid met wat er buiten gebeurt of ver in gedachten weggezonken.
Herkenbaar? Lijkt voor jou de afleiding ook uit alle hoeken te komen? En vind je het ook lastig om lange tijd op een taak te kunnen focussen?
Je bent zeker niet de enige. Sterker nog, het is zelfs heel gezond om snel afgeleid te zijn. Gezond? Ja! Evolutionair gezien heeft het namelijk geen voordeel dat wij lange tijd kunnen focussen op één taak.
Ons DNA is ervoor gemaakt om op de Savanne te kunnen overleven. En hoe konden we als mensen goed overleven? Door een brein te hebben dat constant alert is voor bijvoorbeeld het gevaar van een leeuw. Alleen hebben de leeuwen plaatsgemaakt voor interessante kattenfilmpjes.
Gelukkig, we zijn dus niet gek als we snel afgeleid raken. Het probleem is alleen dat we er tegenwoordig geen voordeel meer aan hebben. Het werkt ons eerder tegen. We zijn veel meer gebaat bij een brein dat heel goed kan focussen voor langere tijd.
Is het dan überhaupt wel mogelijk om heel gefocust te werken? Ja, dat is het absoluut! Waarschijnlijk herken je deze activiteiten wel waarin je helemaal opgaat in het moment. Denk bijvoorbeeld aan:
- Een activiteit op vast tempo zoals fietsen of wandelen
- Een uitdagend vraagstuk oplossen
- Piano spelen
- Een puzzel maken
- Schildereren, knutselen of een andere creatieve bezigheid
Het opgaan in deze momenten wordt ook wel “Flow” genoemd. Het is een toestand waarover steeds meer bekend wordt en erom bekend staat dat het positieve effecten oplevert. Door zo geconcentreerd bezig te zijn met een ding krijg je veel meer voor elkaar. Het blijkt zelfs dat het ons geluksniveau verhoogt.
Bij deze activiteiten waar dit vanzelf gaat hebben we vaak geen last van afleiding. Helaas zit dit met onze taken voor werk anders. Hier hebben we constant last van afleidingen om ons heen. Het is alleen ook heel goed mogelijk om met taken die minder leuk lijken in een flow te komen. Je haalt zelfs meer voldoening uit deze taken als je ze geconcentreerd kan uitvoeren. Gelukkig is er een techniek die ik vrijwel dagelijks gebruik en mij enorm helpt om in een flow te komen:
De Pomodoro Methode
Deze techniek is een van mijn belangrijkste tools voor een productief leven. Het is simpel en effectief en dat is precies wat ik zoek.
Wat is de Pomodoro Methode?
De Pomodoro Methode is een techniek uit de jaren 80, bedacht door Francesco Cirillo. Hij schreef een boek over de Pomodoro Methode. Gelukkig is deze techniek ook uit te leggen in een zin:
De Pomodoro Methode maakt gebruik van een timer om je werk op te delen in intervallen van een lengte van 25 minuten, gevolgd door een korte pauze van 5 minuten. Tijdens deze 25 minuten focus je slechts op een taak en doe je niets anders dan deze taak. Tijdens de 5 minuten rust doe je iets compleet anders waarmee je echt ontspant.
Elke interval of pauze wordt ook wel een pomodoro genoemd, naar het Italiaanse woord voor tomaat. Waarom heeft onze Francesco Cirillo dit een pomodoro genoemd?
Het is helaas geen spannend verhaal. Francesco Cirillo gebruikte een kookwekker voor het bijhouden van zijn 25 minuten. Deze kookwekker was in de vorm van een tomaat.
Waarom werkt de Pomodoro Methode?
De Pomodoro Methode is zo effectief doordat het rekening houdt met zowel momenten van aandacht als momenten van rust.
Zoals ik al eerder aangaf heeft het veel voordelen om volledig te focussen op een taak. Daar staat tegenover dat deze periode van volle aandacht niet te lang mag duren. Als we lang bezig zijn met een taak raken we vanzelf afgeleid. Door de Pomodoro Methode breng je dit in balans. Je houdt zo simpelweg rekening met de manier waarop je brein werkt.
Uit onderzoek blijkt dat de mens inderdaad niet gebaat is bij lange perioden van focus op werk. Meer dan een uur is zelfs al te lang. Jij en ik werken veel beter in een korte tijd van volle focus. Zie het werk dan ook niet als een lange marathon, maar als allemaal losse sprints.
De tijdsdruk van de Pomodoro Methode is ook een reden waarom het zo effectief is. Dit herken je vast wel. Lange tijd heb je iets uitgesteld en nu nadert de deadline. Opeens ga je over tot actie. Je voelt het monster van tijdsdruk achter je aan rennen. In een keer heb je alle focus die je ervoor niet kon vinden en werk je heel efficiënt en effectief. Dit voel je ook als je de timer aanzet met de Pomodoro Methode.
De voordelen van de Pomodoro Methode
Ondanks dat de Pomodoro Methode te simpel lijkt om zo effectief te zijn, brengt het toch grote voordelen. De voordelen die ik zelf merk zet ik hieronder op een rij.
1. Kerntaken worden duidelijker
Doordat je in tijdsblokken werkt, denk je automatisch beter na over de taken die je uitvoert. Je moet keuzes maken en wordt zo gedwongen om voor de belangrijkste taak te kiezen.
2. Meer werk in minder tijd
Met de Pomodoro Methode creëer je een deadline. De timer gaat af na een specifieke tijdsduur. Dit zorgt voor een tijdsdruk waardoor je veel sneller werkt. Daarin speelt ook de Wet van Parkinson mee, die stelt dat een taak er zo lang over doet als de tijd die ervoor beschikbaar is.
Op deze manier ben je niet meer afhankelijk van een grote deadline vol stress, maar mini-deadlines die net de juiste boost geven.
3. Beter bewustzijn van tijd
Doordat je veel bewuster bezig bent met tijd krijg je hier ook veel meer gevoel voor. Vaak werken we op de automatische piloot en hebben we niet helder wat er op een dag is gebeurd. Door de verschillende tijdsblokken krijg je veel meer overzicht in je dag. Je wordt bewust van hoeveel je gedaan krijgt in een bepaalde tijd en hoeveel tijd iets kost.
4. Minder last van afleiding
Je hoofd gaat automatisch op zoek naar afleiding als je een lange periode aaneengesloten moet werken. Doordat je met de Pomodoro Methode weet dat er een pauze aankomt, kan je afleidingen beter wegfilteren.
Zo pas ik de Pomodoro Methode toe in de praktijk
Voor mij is de Pomodoro Methode een van mijn belangrijkste tools voor productiviteit. Zowel als ik moeite heb om in beweging te komen, als om verplichte rust te nemen als ik als een bezetene door wil werken.
Zo schrijf ik dit stuk terwijl ik een timer heb aanstaan via tomato-timer.com. Hierbij stel ik mezelf een doel voor als de timer afgaat, waardoor ik gedwongen wordt om binnen deze tijd efficiënt en effectief te werken.
Het toepassen van de Pomodoro Methode doe ik in een aantal stappen.
Stap 1. Bepaal de taken
Voordat ik begin is mijn eerste stap bepalen wat mijn belangrijkste taken zijn die uitgevoerd moeten worden. Ik start dan altijd met de belangrijkste taak die als eerste gedaan moet worden. Er is altijd een taak het allerbelangrijkste die op de lange termijn het meeste impact maakt. Begin vervolgens met deze.
Stap 2. Stel een tijd in op een app
Kies een (web)applicatie waarmee je de tijd instelt. Als je even googelt of in de Play- of Appstore kijkt zijn er velen te vinden. Zelf gebruik ik achter mijn laptop tomato-timer.com.
De Pomodoro Methode gaat uit van 25 minuten. Je kan er ook voor kiezen om langer aan de slag te gaan en langer rust te nemen.
Ga in ieder geval niet langer dan een uur aan het werk, dit gaat je namelijk tegenwerken. Uit onderzoek blijkt dat de maximale verhouding die het beste werkt 52 minuten werk is met 17 minuten rust.
Stap 3. Zet een doel
Je hebt nu jouw belangrijkste taak die je wilt uitvoeren bepaald en de tijd is ingesteld. Voordat ik begin vind ik het altijd belangrijk om een doel voor mezelf te stellen voor de tijd die er staat. Hierdoor dwing ik mijzelf om effectief aan de slag te gaan.
Door elke keer een doel te stellen en te kijken of je deze haalt in de vastgestelde tijd leer je ook beter inschatten hoeveel tijd iets kost. Mensen zijn namelijk heel erg slecht in het inschatten van de tijdsduur voor activiteiten. Je krijgt meer bewustzijn van tijd, wat een waardevolle vaardigheid is voor de toekomst.
Stap 4. Zet alles aan de kant en start de timer
Een belangrijke stap voordat je begint is om alles aan de kant te zetten. Wat bedoel ik hiermee?
Zorg dat je niet gestoord kan worden tijdens de tijd van je Pomodoro. Legje mobiel uit het zicht. Zorg dat je nergens meldingen van krijgt. Leg alles wat je kan storen aan de kant. En misschien wel het belangrijkste: neem jezelf voor om zoveel mogelijk uit deze tijd te halen.
Ben je er klaar voor? Start de timer!
Stap 5. Stop als de timer gaat
Een stap die misschien overbodig lijkt om te benoemen, maar iets waar ik zelf nog weleens de fout maak. Stiekem doorgaan.
Als de timer afgaat, stop dan zo snel mogelijk. Ja, je zin afmaken is geen probleem. Nog 10 minuten doorgaan wel.
Als we eenmaal bezig zijn vinden we het vaak lastig om te stoppen, maar het is heel erg belangrijk om dit wel te doen. De pauze is net zo belangrijk als de werktijd. Uit onderzoeken blijkt namelijk dat we aantoonbaar minder productief worden als we de pauzes negeren.
Je pauzes zijn heilig.
Stap 6. Neem een goede pauze
Wat is een goede pauze? Als je 25 minuten hebt gewerkt dan is 5 minuten voldoende. Heb je de dubbele tijd gewerkt? Neem dan ook dubbele rust.
Het is belangrijk dat je de tijd van je pauze goed bijhoudt. Het gevaar is namelijk dat we te snel weer aan de slag gaan of juist “vergeten” weer aan de slag te gaan.
De Pomodoro Methode schrijft voor om na drie tot vier keer een langere pauze te nemen van 15-30 minuten.
Mijn conclusie over de Pomodoro Methode
De Pomodoro Methode is voor mij een van die simpele technieken die veel meer brengt dan het kost. Ik raad je aan om van deze methode ook een van jouw productiviteitstools te maken.
De Pomodoro Methode is inmiddels al tientallen jaren oud, maar wordt per dag waardevoller door de veranderende maatschappij. We krijgen steeds meer te maken met afleidingen en met de verwachtingen om overdreven lang te werken. De Pomodoro Methode is de techniek die zorgt voor balans in ons werk.
Het onderzoek dat wordt gedaan naar focus, aandacht en productiviteit wijst ook steeds meer uit wat de kracht is van de Pomodoro Methode.
Zo. Volgens mij is het tijd om eens te starten met je eerste rondje Pomodoro. Bepaal je taak, start de timer en ervaar het resultaat!
De belangrijkste vragen over de Pomodoro Methode
Wat is de beste timer of app voor de Pomdoro Methode?
Ik stel altijd een Pomodoro Timer in via www.tomato-timer.com. Er zijn er zoals deze nog meer te vinden via Google en in de Play- of Appstore .
Maak het niet te ingewikkeld. Kies een simpele timer en gebruik deze. De kracht zit niet in een app, maar in de techniek zelf.
Moet ik een timer zetten voor de Pomodoro Methode?
Als je de Pomodoro Methode goed wilt toepassen dan is een wekker noodzakelijk. Als je zelf de tijd in de gaten moet houden raak je alsnog constant afgeleid. Je wilt zoveel mogelijk in een flow komen en daarvoor moet je volledig kunnen focussen op de taak. Laat de timer de tijd bijhouden en de wekker automatisch afgaan.
Waarom 25 minuten? Moet ik mij aan de 25 minuten houden?
Dat is niet noodzakelijk, maar wel aan te raden. In korte sprints werken met korte pauzes geeft een positief effect. Je kan ook kiezen voor langere periodes, maar maak deze niet langer dan een uur. Uit nieuw onderzoek blijkt dat de maximale tijd die nog goed werkt 52 minuten is, gevolgd door 17 minuten rust. Probeer voor jezelf te achterhalen wat het beste werkt.
Werkt de Pomodoro Methode ook voor studeren?
Ja! De Pomodoro Methode is perfect voor studeren. Ik wou dat ik deze techniek kende toen ik nog studeerde. De Pomodoro Methode zorgt ervoor dat je in een minimale tijd maximaal kan leren. Welke student wil dit niet?
