Weet jij wat het verschil is tussen effectief en efficiënt werken?
Ja. Ze hebben beiden met productiviteit te maken. Maar weet je wat ze zo verschillend maakt?
Deze twee termen worden te pas en te onpas gebruikt om aan te geven dat iets productief wordt uitgevoerd. Maar niemand lijkt te kunnen uitleggen wat de betekenis precies is. Doodzonde! Door het verschil te kennen wordt je leven direct productiever. Dat ga je zelf ervaren door dit artikel.
Zelf had ik lange tijd geen idee wat het verschil is. Ik wist hooguit dat het belangrijk is om zowel efficiënt als effectief te zijn. Maar hoe? Geen idee. Pas met het onderscheid werd mij duidelijk hoe ik veel productiever ik kan werken. Sindsdien word ik door dit inzicht elke dag een stukje productiever.
Laten we er snel induiken om jouw leven direct productiever te maken.
Wat is efficiënt werken?
Als we het parten over efficiënt werken, dan bedoelen we dat een doel wordt behaald met zo min mogelijk middelen. Dit betekent niet alleen de tijd die je kwijt bent, maar ook andere middelen zoals geld en energie. Efficiënt werken kan je ook wel zien als procesgericht. De definitie voor efficiënt luidt dan als volgt:
Hoe minder middelen je gebruikt om je doel te behalen, hoe efficiënter je bent.
Als je door efficiënt werken productiever wil worden dan betekent dit voornamelijk dat je minder tijd kwijt bent met wat je doet. Let erop dat efficiënt werken niets zegt over wat je doet, alleen hoe je het doet.
Wat is effectief werken?
We spreken van effectief werken als je de juiste doelen behaalt en belangrijkste taken uitvoert. Je kan het ook wel resultaatgericht noemen. Zo kunnen we de definitie als volgt vaststellen:
Hoe meer resultaat je behaalt, hoe effectiever je werkt.
Als je door effectief werken productiever wil worden dan doe je dat door je focus te leggen op taken die zorgen voor meer resultaat. Je onderscheidt de belangrijkste taken en voert deze uit.
Let op dat effectief werken niets zegt over hoe je taken uitvoert, alleen over wat je doet en welk resultaat dit oplevert.
Het concrete verschil tussen effectief en efficiënt werken
Ondanks dat effectief en efficiënt werken beiden invloed hebben op je productiviteit zijn het twee verschillende termen. Door de definities van hierboven samen te voegen komen we op het concrete verschil tussen de twee:
Efficiënt werken zegt alleen wat over de manier waarop je iets uitvoert, maar niet over wat je uitvoert. Effectief werken zegt alleen iets over wat je uitvoert en het resultaat daarvan, niets over de manier waarop je dit doet.
Je werk efficiënt als je heel goed bent in een bepaalde taak, onafhankelijk of het belangrijk is. Als je Effectief werkt, dan doe je alleen wat belangrijk is, onafhankelijk hoe je dit uitvoert.
Waarom we effectief werken belangrijker moeten maken dan efficiënt werken
Onze maatschappij focust volledig op efficiënt werken. We willen steeds meer doen, sneller en beter. Het lijkt nooit genoeg. Uren overwerken en die uren nog sneller werken waarbij we altijd een stap voor een burn-out proberen te blijven.
Ik wil je graag laten ervaren waarom effectief werken zoveel belangrijker is dan efficiënt werken. Waarschijnlijk weet je al heel goed hoe je efficiënter moet werken, maar ben je te weinig bezig met effectief werken. Om je mee te nemen in het belang van effectief werken leg ik je graag mijn ‘creatieve’ verhaaltje voor:
Een slak en een cheetah besluiten om een wedstrijd te sprinten. De cheetah is het snelste landdier ter wereld. De slak wordt vaak neergezet als het meest slome dier ter wereld. Iedereen gaat er dan ook vanuit dat de race al gelopen is.
De slak en cheetah staan klaar bij de finish. De cheetah is al bijna uit het zicht als de slak net in beweging is gekomen.
Maar wacht eens. Waar is de finish eigenlijk? De slak is langzaam gestart, maar krijgt duidelijk mee waar hij precies heen moet. De slak gaat recht – maar heel langzaam – op de finish af. Eenmaal bij de finish aangekomen is de Cheetah nergens te bekennen.
Wat blijkt? De Cheetah is de verkeerde kant opgegaan en is nog steeds aan het rennen. De slak heeft de wedstrijd gewonnen!
Met dit verhaal wil ik je het verschil laten zien tussen effectief werken(de slak) en efficiënt werken (de cheetah) in de praktijk. Hoe snel (efficiënt) je ook bent, als je niet naar de finish rent (effectief) win je nooit.
Je hebt pas iets aan efficiënt werken als je in de eerste plaats effectief werkt. Sterker nog, hoe effectiever je werkt, hoe minder efficiënt je hoeft te werken. Volg je me nog? Zo niet, vervang de woorden anders eens door procesgericht (efficiënt) en resultaatgericht (effectief) .
Er komt nog een ander mooi aspect in het verhaal naar voren. Mensen hebben veel meer vertrouwen in efficiënt werken (de cheetah). Dit doen we zonder erbij na te denken. Wie krijgen de complimentjes op kantoor? Het zijn de mensen die heel hard werken en lange uren maken.
Niemand vraagt zich af of deze harde werkers wel met het juiste werk bezig zijn. We lijken weinig oog te hebben voor effectief werken. Maar onthoud goed:
Als je onbelangrijk werk heel goed (efficiënt) doet, maakt dat het nog niet belangrijk (effectief).
Hoe pas je effectief en efficiënt werken toe in de praktijk?
Leuk, je weet weet nu wat het verschil is tussen efficiënt en effectief werken. Heel terecht als je jezelf nu afvraagt hoe je dit toepast in de praktijk. Hierin is mijn advies heel simpel:
Leg vanaf nu al je focus op effectief werken. Vergeet efficiëntie. Pas als je zo effectief bent dat je tijd over hebt, ga dan kijken hoe je efficiënter kan werken.
In onze maatschappij ligt de focus automatisch al op efficiënt werken. Geloof je me niet? Vraag jezelf dan eens af hoe vaak je een compliment krijgt over het uitkiezen van je taken. Ik gok dat je vaker een compliment krijgt over hoe snel je werkt.
Zorg dat je elke dag vaststelt wat echt belangrijk is. Je komt dan uiteindelijk tot de conclusie dat er maar heel weinig dingen echt belangrijk zijn. Zolang je dit gevoel nog niet hebt, dan werk je nog niet effectief genoeg.
Het is een illusie dat er heel veel dingen belangrijk zijn. Door alles belangrijk te maken, maak je automatisch alles onbelangrijk.
Wat voor mij heel effectief – jaja, effectief – werkt is het stellen van de juiste vragen aan mezelf. Ik stel mijzelf voortdurend specifieke vragen. Deze vragen stel ik nu aan jou:
- Als je slechts een project/doel/taak mag kiezen, welke kies je dan?
- Welke taak zorgt ervoor dat alle andere taken makkelijker of overbodig worden?
Dit is belangrijk om vast te stellen waar jij aan moet werken. De rest doe je niets mee. Je kan slechts op één taak tegelijk focussen, kies er dus ook slechts één. Het is belangrijker om er een te kiezen dan om de juiste te kiezen. Maak voor jezelf duidelijk wat je belangrijkste project is en wat de eerstvolgende belangrijkste stap is.
Een andere vraag die ik mezelf vaker op de dag stel is de volgende:
- Ben ik op dit moment bezig met mijn belangrijkste taak of houd ik mij vooral druk met andere taken om de belangrijkste taak te vermijden?
Dit maakt mij bewust van mijn activiteit op dit moment. Ik kan mijzelf het beste voorliegen. Waarschijnlijk heb jij ook een groot talent om jezelf voor de gek te houden. Je maakt jezelf druk met tientallen taken op een dag en voor je gevoel ben je extreem productief.Hoe efficiënt dit ook is, het is totaal niet effectief.
Door vragen aan mezelf te blijven stellen kan ik mijzelf scherp houden. Wat krijg ik hiervoor terug? Veel meer resultaat én veel meer vrije tijd.
Je kan nog zo hard de ladder opklimmen, maar als deze tegen de verkeerde muur staat, dan heb je hier niets aan. Als je ladder goed staat kan je rustig omhoog en ondertussen van het uitzicht genieten.
