Het is een van onze belangrijkste activiteiten: prioriteiten stellen! We vinden het allemaal noodzakelijk om onze prioriteiten te bepalen. We maken prioriteitenlijstjes, stellen prioriteiten in vergaderingen en zelfs in ons eigen leven zoeken we naar prioriteiten.
De motivatie achter prioriteiten stellen? Zorgen dat we productief en overzichtelijk werken en onnodige stress voorkomen. Het tegenstrijdige is dat prioriteiten stellen een populair thema is, maar onze stress niet minder lijkt te worden.
Een snelle zoekopdracht in Google Trends geeft zelfs aan dat de populariteit naar prioriteiten en burn-outs gelijk opgaan:
De interesse naar prioriteit en burn-out volgen hetzelfde patroon. Als prioriteiten zijn bedacht om meer voor elkaar te krijgen, overzicht te bieden en daarmee rust, waarom ervaren we dan niet rust en overzicht?
Het ontstaan van prioriteiten
Wist je dat het woord ‘prioriteit’ veel langer bestaat dan het meervoud ‘prioriteiten’?
Prioriteit komt vanuit het woord ‘Prior’, wat in het Latijn voorafgaand betekent. Het woord prioriteit werd gebruikt om aan te geven dat iets het allereerste is, voorrang heeft of het belangrijkste is. Via een zoekopdracht bij Instituut voor de Nederlandse Taal, kan je zien dat het woord in het Nederlands gebruikt wordt vanaf ongeveer 1500.
Wat bijzonder is dat je in het archief geen enkel resultaat vindt op ‘prioriteiten’. Het woord prioriteiten bestond niet. Pas rond 1900 is het woord prioriteiten voor het eerst verschenen. Tot die tijd was prioriteit altijd enkelvoudig. Wat is de verklaring hiervoor?
In onze taal hebben we geen meervoud van zaken die in de werkelijke wereld ook maar één keer voorkomen. Denk maar aan onze planeet de aarde, daar hebben we er maar één van en heeft dus geen meervoud.
Hetzelfde gold lange tijd voor prioriteit. Je kan van ‘het allereerste’ of ‘allerbelangrijkste’ geen meervoud hebben. Onze werkelijkheid staat dat niet toe. Honderden jaren bleef onze taal netjes gelijk aan deze werkelijkheid.
In de tijd van de industriële revolutie begonnen mensen voor het eerst het woord ‘prioriteiten’ te gebruiken. We kunnen ze niet meer vragen wat de reden hiervoor was, maar een logische verklaring is wel te maken. Mensen konden sinds die tijd op veel grotere schaal produceren. Ze kregen met veel verschillende taken en verantwoordelijkheden te maken.
Wat doe je als er zoveel op je bordje komt en alles lijkt een prioriteit te zijn? Simpel, je noemt ze allemaal prioriteit en maakt van het woord een meervoud: prioriteiten! In de jaren die volgden kwam er steeds meer bij. Woorden zoals ‘prioriteiten stellen’, ‘prioriteiten lijstjes’ en ‘topprioriteit’.
Ongemerkt bracht dit een probleem met zich mee. In de werkelijkheid veranderde er namelijk niets. Alleen onze taal had een nieuw woord. Het bracht de illusie dat we eenvoudig allerlei zaken belangrijk kunnen maken.
Het probleem van prioriteiten stellen
We hebben heel veel taken in ons leven. Elke keer als je een taak toevoegt moet je jouw aandacht verdelen. Alles wat je toevoegt aan je takenlijst zorgt voor een grotere verdeling van je aandacht.
De uitdaging is om onderscheid te maken tussen de taken. Dit doen we door prioriteit te geven aan een taak. Welke taak moet het allereerst? Zo maken we prioriteitenlijstjes. Niets anders dan een nieuwe lijst met prio 1, prio 2, prio 3 enzovoorts.
We geven onszelf zo het gevoel dat we grip hebben op de situatie en uiteindelijk meer voor elkaar krijgen. Dit is een illusie. Een prioriteit zorgt er niet voor dat we op magische wijze meer gedaan krijgen, het zorgt er alleen voor dat we meer van het juiste doen.
Wat gebeurt er dan als je meerdere prioriteiten stelt? Je zegt op die manier niets anders dan dat er veel dingen belangrijk zijn. Je moet meer doen in dezelfde beschikbare tijd. Als we dit veel doen dan werkt het zelfs tegenstrijdig. Als je alles belangrijk maakt, dan wordt alles automatisch onbelangrijk.
Zo werkt het dus met prioriteiten. Bij elke nieuwe prioriteit die we stellen nemen onze taken toe en wordt de rest minder belangrijk. Hoe meer prioriteiten je stelt, hoe meer werk je van jezelf moet verrichten.
En het gevolg daarvan? Dat je voor je gevoel nooit genoeg doet en het werk zich alleen maar opstapelt. Hoe meer prioriteiten, hoe meer stress. Een verband tussen prioriteiten en een burn-out is opeens niet zo gek meer.
De oplossing voor prioriteiten stellen
De oplossing is simpel: terug naar één prioriteit. Dit is natuurlijk makkelijker gezegd dan gedaan. We leven nou eenmaal in een maatschappij waarin heel veel van ons wordt verwacht. Op verschillende vlakken hebben we belangrijke taken die gedaan moeten worden.
We leven alleen ook in een maatschappij waarin burn-out de standaard lijkt te worden. Met een burn-out komt er niets meer uit je handen. Meer taken uitvoeren is daarom niet de oplossing. We moeten niet meer prioriteiten stellen, maar juist minder. We moeten terug naar dé prioriteit.
Ik hoef je waarschijnlijk niet te overtuigen over de rust die één prioriteit brengt. Als je al je aandacht en focus op één ding kan storten, dan lijkt stress automatisch verleden tijd.
Wat je wel kan tegenhouden om naar één prioriteit te gaan, is het gevoel dat je minder voor elkaar krijg. Ik snap dit gevoel heel goed. Ik probeerde altijd zoveel mogelijk verschillende dingen te doen. Een grote angst om iets te missen als ik maar één prioriteit had.
Ik dacht altijd dat ik meer voor elkaar kreeg als ik meer dingen belangrijk maakte. Dit was een illusie. Wat in werkelijkheid gebeurde, was dat ik meer verschillende dingen uitvoerde. Ik moest mijn aandacht en energie verdelen over meerdere taken.
Als je ergens echt resultaat van wil zien, dan heeft dat aandacht nodig. Hoe meer aandacht, hoe meer resultaat. Daarom zijn de meest succesvolle mensen van de wereld actief in één gebied. Al hun aandacht gaat naar één prioriteit. Denk maar aan een profvoetballer of bekend muzikant, zij zijn niet ondertussen ook hartchirurg.
Je hoeft dus niet bang te zijn dat je minder voor elkaar krijgt met één prioriteit. Sterker nog, als je echt iets wil bereiken dan is één prioriteit een vereiste. Om iets echt goed te doen heeft dat zoveel mogelijk van je energie nodig.
En wat als je energie op is? Dan mag je rusten, want je hebt alles besteed aan jouw prioriteit. Er zijn geen andere prioriteiten die wachten. Één prioriteit zorgt zo niet alleen voor meer resultaat, maar ook meer rust.
Jouw prioriteit stellen
De vraag die dan nog blijft: hoe bepaal je wat jouw prioriteit is? Veel mensen weten wel wat hun prioriteit is als ze moeten kiezen. Twee technieken die daarbij kunnen helpen:
- De Eisenhower Matrix. Hiermee maak je een onderscheid tussen wat dringend is en belangrijk. Dringende zaken lijken belangrijk, maar zijn het vaak niet. Zorg dat je prioriteit echt belangrijk is.
- Het Pareto Principe of de 80/20-regel. Hiermee stel je vast wat zorgt voor het meeste resultaat. Welke taak zorgt ervoor dat de rest overbodig wordt?
En wat als je de verkeerde prioriteit kiest? Daar hoef je niet bang voor te zijn. Van tevoren weet je nooit of iets een juiste keuze is. Je kan een inschatting maken, maar je weet het pas als je het ervaart.
Je weet pas of iets een prioriteit is als je er een prioriteit van maakt. Blijkt het toch geen prioriteit voor je te zijn? Geen probleem, dan kies je iets nieuws. Het is niet verkeerd om een keer te wisselen van prioriteit, zolang je maar blijft bij één prioriteit.
Als je eenmaal weet wat jouw prioriteit moet zijn, dan is het tijd om het ook tot jouw prioriteit te maken. Hoe je dit doet? Door tijd te blokken in je agenda en daarin alleen aan jouw prioriteit te werken. Gooi je takenlijst weg en zorg dat je tijdsblokken in je agenda hebt.
Zo werk je alleen nog aan jouw prioriteit. Je krijgt meer voor elkaar en krijgt er meer rust voor terug!
