Lijsten. Grote digitale waslijsten van taken. Ik had een lijstje voor alles. Voor elk project en elk onderdeel van mijn leven een opsomming van taken. De welbekende takenlijst.
Ik had een prachtig systeem ontwikkeld. Elke keer als een taak mijn kant opkwam, of ik bedacht er een, noteerde ik deze direct in mijn Trello. Een aantal keer per week zette ik elke taak in de juiste categorie. Zo had ik een compleet overzicht van alles wat moest gebeuren.
Voor mijn gevoel deed ik alles juist. Geen taak werd vergeten en ik had een complete structuur. Dit zou toch moeten resulteren in extreme productiviteit en een complete rust?
Helaas kreeg ik het tegenovergestelde resultaat. Ik had het gevoel dat ik bedolven werd onder de berg aan taken. Ik kreeg niets meer uit mijn handen. Het leverde enkel stress en frustratie op.
Mijn takenlijsten werden langer en langer. Sommige taken stonden maanden onaangeraakt op hun plek. Ik was ze zelfs compleet vergeten. Ik had het gevoel dat ik een verloren race aan het rennen was tegen mijn taken. Ik raakte uitgeput.
“Wat doe ik verkeerd?” Was wat constant door mijn hoofd ging. “Is mijn systeem niet goed?” “Moet ik nog meer categorieën maken?”
In plaats van nog harder te gaan rennen ben ik op onderzoek uitgegaan. Naar de mensen die als geen ander weten hoe je om moet gaan met een takenlijst.
Hoe de meest succesvolle mensen omgaan met takenlijsten
Wie weten het beste hoe een takenlijst werkt? Simpel dacht ik. De mensen die het meest voor elkaar krijgen. De meest succesvolle personen van de wereld. Hoe gaan zij om met die eindeloze takenlijsten?
Ik had een grote hoop dat deze mensen een bijzondere methode gebruiken die ik nog niet kende. Het antwoord dat ik vond ging alleen tegen al mijn verwachtingen in. Het komt neer op het volgende:
De meest succesvolle mensen ter wereld gebruiken geen takenlijst.
Helemaal geen takenlijst? Waarom horen we iedereen over takenlijsten terwijl de meest succesvolle mensen deze niet gebruiken?
De nadelen van een takenlijst
Succesvolle mensen gebruiken geen takenlijsten. Zij zien in dat een takenlijst een aantal grote tekortkomingen heeft.
- Een taak op je takenlijst heeft geen begin- en eindpunt. Het is niet duidelijk wanneer je aan de taak moet beginnen en wanneer deze taak af moet zijn.
- Met een takenlijst houd je geen rekening met de tijdsduur van een taak. Hooguit knip je taken op in “kleine” en “grote” taken. De exacte tijdsduur stel je niet vast.
- Een takenlijst kent geen limiet. Je kan eindeloos lange lijsten maken. Je geeft jezelf zo meer tijd dan je hebt in een leven.
- Een takenlijst geeft geen prioriteit aan. Elke taak lijkt belangrijk. Het voelt als een last die nog eens uitgevoerd moet worden.
Het alternatief voor jouw takenlijst
Waarschijnlijk gebruik je het alternatief voor een takenlijst al. Mijn vermoeden is dat je dit middel alleen verkeerd inzet. Want wat is hét alternatief dan voor een takenlijst?
Een agenda.
Waarom werkt een agenda wel? Bedenk eens hoe vaak je een doktersbezoek hebt gemist. Waarschijnlijk niet vaak. Dat komt doordat het heel specifiek in je agenda staat. Wat gebeurt er als je deze afspraak op een takenlijst zet? Grote kans dat je de afspraak vergeet. Als je zeker wilt zijn dat je een taak uitvoert, dan maak je hiervoor een afspraak. Een afspraak in je agenda.
Een agenda lost alle nadelen op van een takenlijst.
- Een afspraak in je agenda heeft altijd een begin- en eindpunt. Je weet precies wanneer het begint en eindigt.
- Door afspraken in je agenda heb je een duidelijke indicatie hoe lang iets duurt. Wijkt het toch af? Dan weet je direct dat je de volgende keer anders moet plannen.
- Een agenda heeft een limiet. Je kan niet meer dan 24 uur in een dag plannen. Zo maak je automatisch alleen ruimte voor de belangrijkste zaken.
- In je agenda moet je keuzes maken tussen activiteiten. Je kan activiteiten niet over elkaar heen plannen. Zo zorgt een agenda voor het aanbrengen van prioriteiten.
Doop je takenlijst om tot herinneringslijst
Heb ik dan helemaal geen lijsten meer? Daar moet ik eerlijk over zijn. Die heb ik nog steeds. Dit zijn alleen geen lange lijsten meer van taken die ik nog moet doen. Hier staan alleen nog ideeën op die ik wil herinneren. Het is een braindump. Zo heb ik bijvoorbeeld nog meer dan 100 ideeën klaarstaan voor artikelen die ik wil schrijven. Dat zijn geen taken, maar herinneringen.
Het schrijven van artikelen is wél een taak voor mij. Dit staat dan ook in mijn agenda gepland. Zo ook de momenten dat ik sport, klusjes in huis doe of ga ontspannen. Allemaal afspraken in mijn agenda. Op die manier krijg ik grip op alles wat ik doe.
Een agenda is keihard. Je kan er 7 dagen per week in kwijt en 24 uur per dag. Meer past er niet in. Door zo mijn taken in te delen weet ik precies wanneer ik wat moet doen. En alles op mijn herinneringslijst? Dat blijft slechts een herinnering tot het in mijn agenda staat. Pas vanaf dat moment is het een taak.
Het wordt dus tijd om vaarwel te zeggen tegen je takenlijst. Pak al je lijsten erbij en noem het vanaf nu een herinneringslijst. Gaat het om een actie die je moet doen, dan zet je het in je agenda. Staat een taak niet in je agenda? Dan is het geen taak, dan is het slechts een herinnering voor ooit of nooit.
