De Eisenhower Matrix, ook wel Eisenhower Model, Eisenhower Schema of Eisenhower methode genoemd, is een tool die altijd aangehaald wordt voor productiviteit of tijdmanagement. Het is een manier waarop we onze taken kunnen indelen.
Ik kwam deze methode voor het eerst tegen tijdens mijn studietijd. Er ging een wereld voor mij open. Taken zijn niet alleen belangrijk, maar ook urgent? Het klonk zo logisch, alleen had ik er nooit eerder rekening mee gehouden.
Voor mij voegt de Eisenhower Matrix nog elke dag een nieuwe dimensie toe aan de manier waarop ik naar taken kijk.
Wat is de Eisenhower Matrix?
De Eisenhower Matrix is vernoemd naar de Amerikaanse president Dwight Eisenhower. Het is niet bekend of hij deze methode zelf gebruikte, maar de Eisenhower Matrix is wel ontstaan vanuit zijn uitspraken. Zo is een bekende quote van hem:
“Ik heb twee soorten problemen, urgente en belangrijke. De urgente zijn niet belangrijk en de belangrijke nooit urgent”.
Als je de uitspraak goed leest, dan ontdek je dat er twee manieren zijn om naar openstaande taken of problemen te kijken. Taken zijn wel of niet belangrijk zijn én wel of niet urgent (ook wel ‘dringend’ genoemd).
Normaal hebben we het alleen over hoe belangrijk taken zijn. We houden geen rekening met de urgentie van een taak.
Door ook te bepalen hoe dringend een taak is, komt er een nieuwe dimensie bij. Je deelt daardoor je taken anders in. De Eisenhower Matrix zet belangrijk en urgent als twee assen tegen elkaar, waardoor vier kwadranten ontstaan.
Eisenhower Kwadrant 1: Wel Belangrijk & Wel Urgent
In het eerste kwadrant worden taken ingedeeld die belangrijk zijn én urgent. De taken zijn dan niet alleen belangrijk, maar ze moeten ook binnen een specifieke tijd afgehandeld zijn.
Hoe je met deze taken moet omgaan is duidelijk. Ze moeten zo snel mogelijk uitgevoerd worden. Doordat ze dringend zijn én tijdsgebonden vergeten we ze niet. Deze taken leveren daarom ook geen problemen op voor mensen.
Denk hierbij aan taken zoals een sollicitatiegesprek, ziekenhuisbezoek of bruiloft. Zaken die belangrijk voor je zijn en je niet mag uitstellen.
Eisenhower Kwadrant 2: Wel Belangrijk & Niet Urgent
Het tweede kwadrant vind ik de meest interessante. Het gaat hier om taken die belangrijk, alleen geen urgentie hebben. Hier ontbreekt het aan een tijdsdruk.
Het ontbreken van die tijdsdruk maakt dit kwadrant bijzonder. Mensen zeggen dat ze een taak belangrijk vinden, maar vervolgens gaan er weken, maanden of zelfs jaren voorbij zonder dat ze hier iets mee doen. Door het ontbreken van de tijdsdruk worden de taken vooruit geschoven.
Voorbeelden die in dit kwadrant vallen zijn taken die bijdragen aan een (groot) persoonlijk doel. Het nadeel aan deze taken is dat je geen verantwoording af hoeft te leggen aan iemand. Niemand herinnert je eraan dat je de taak nog moet doen. Denk aan persoonlijke ontwikkeling, gezondheid of een persoonlijk project. Ontzettend belangrijk, maar niet urgent.
Eisenhower Kwadrant 3: Niet Belangrijk & Wel Urgent
In het derde kwadrant gaat het om taken die niet belangrijk zijn, maar wél urgent. Net als het tweede kwadrant vind ik deze erg interessant. Dit is een kwadrant waar mensen zich niet bewust van zijn.
De meeste mensen vullen hun dag met taken uit dit kwadrant. Taken die niet belangrijk zijn, maar wel een tijdsdruk hebben. Het zijn taken die het gevoel geven belangrijk te zijn. ‘Het moet nu gebeuren, anders ben ik te laat!’.
Voorbeelden van taken in dit kwadrant zijn telefoontjes, meldingen van je smartphone en spontane vergaderingen. Je moet direct een keuze maken of je er iets mee doet. Door deze tijdsdruk ontstaat de illusie dat het belangrijk is, terwijl dit niet het geval is.
Voor taken uit dit kwadrant moet je een plan hebben. Hoe ga je om met deze taken die plotseling opkomen? Zeg je krachtig nee, doe je ze later, of laat je het iemand anders doen? Ik leg verderop uit hoe je dit succesvol toepast in je leven.
Eisenhower Kwadrant 4: Niet Belangrijk & Niet Urgent
Dit kwadrant is het tegenovergestelde van het eerste. Hier gaat het om zaken die niet belangrijk zijn en niet urgent.
Net als het eerste kwadrant is het duidelijk hoe je met deze taken moet omgaan. Mensen beseffen goed dat ze deze zaken moeten vermijden.
Voorbeelden van taken zoals deze zijn (overmatig) netflixen, gamen en feesten. Ze zijn belangrijk om te ontspannen. Laat ze alleen nooit voorrang krijgen op de belangrijke taken.
De Eisenhower Matrix succesvol toepassen in je leven
Met bovenstaande uitleg heb je een idee van de Eisenhower Matrix. Belangrijker is hoe je dit toepast in je leven. Veel mensen kennen het idee van de Eisenhower Matrix. Ze weten dat er zoiets bestaat als ‘urgentie’. Ze vinden het een leuk inzicht en doen er vervolgens niks mee.
Dat kan ik mij voorstellen. Je loopt niet constant rond met een Eisenhower Matrix in je broekzak waarin je al je taken indeelt. Dat is niet praktisch en een vreemde manier van leven.
De Eisenhower Matrix is ook niets meer dan een inzicht. Het helpt je om te beseffen dat we als mens niet automatisch de belangrijkste taken uitvoeren. Het is belangrijk om één inzicht van de Eisenhower Matrix te onthouden:
Richt je alleen op wat belangrijk is en laat je niet afleiden door urgente zaken die belangrijk lijken.
Om dit inzicht te integreren in je leven, moet je er een dagelijkse gewoonte van maken met concrete acties. Deze acties richten zich op kwadrant 2 en 3, omdat we met taken uit deze kwadranten automatisch de fout ingaan.
Zonder acties voor kwadrant 2 worden deze taken altijd voor ons uitgeschoven. Het zijn taken die belangrijk zijn, maar ze kennen geen tijdsdruk. ‘Waarom vandaag als het ook morgen kan?’
We hebben ook acties nodig voor kwadrant 3. Zonder plan hiervoor vult onze dag met onbelangrijke taken. Het zijn zaken die een tijdsdruk kennen, waardoor ze automatisch voor de belangrijke taken komen, die geen tijdsdruk kennen. ‘Ik moet dit telefoontje oppakken, anders ben ik te laat’.
Belangrijke taken zonder urgentie (Kwadrant 2)
Ik gebruik standaard twee acties om te zorgen dat ik belangrijke taken blijf uitvoeren die geen urgentie hebben. Het gaat hier om de taken zonder tijdsdruk.
Bepaal wat het belangrijkste is
We leven in een maatschappij waarin alles belangrijk lijkt. De meeste taken zijn voor jou niet belangrijk, maar anderen maken ze voor jou belangrijk. Jij moet voor jezelf bepalen wat het belangrijkste is.
Het allerbelangrijkste is jouw prioriteit. De grootste fout die mensen hierin maken, is dat ze denken dat je meerdere prioriteiten tegelijk kunt hebben. Dat is niet mogelijk, er is altijd één prioriteit in één moment. Hierover kan je meer lezen in mijn artikel over het belang van prioriteiten.
Bepaal voor jou wat jouw prioriteit is. Bepaal dit eerst voor de lange termijn. Wat is het belangrijkste voor jou voor de komende jaren? Vertaal dit vervolgens in stappen naar vandaag. Wat is je belangrijkste taak voor de komende maand, week, dag?
Door te bepalen wat het belangrijkste is hoef je niet harder te werken. Je gaat hierdoor slimmer werken. Je wordt effectiever en hoeft daardoor niet steeds efficiënter te worden. Het is belangrijk om te weten wat het verschil is tussen effectief en efficiënt.
Maak er een gewoonte van om je belangrijkste zaken te bepalen. Doe dit bijvoorbeeld af en toe voor de komende jaren, wekelijks voor je komende week en elke avond voor de komende dag.
Zet het belangrijkste in je agenda en gooi je takenlijst weg.
Veel mensen werken met een takenlijst. Een grote fout die veel mensen maken die hun taken serieus aanpakken.
Mijn advies is om je takenlijst weg te gooien en alles in je agenda te plannen. Een takenlijst kent belangrijke tekortkomingen:
- Een taak op je takenlijst kent geen begin- en eindpunt.
- Een takenlijst houdt geen rekening met de tijdsduur van een taak.
- Op een takenlijst kan je een oneindig aantal taken kwijt.
- Een takenlijst geeft niet aan wat de prioriteit is.
Met een agenda los je dit op. Hier geef je aan wat op elk moment het belangrijkste is. Je geeft aan wat het eerst komt en hoe lang het duurt. Je kunt slechts een beperkt aantal taken kwijt. Je zorgt voor urgentie en tijdsdruk.
Door het gebruik van je agenda plaats je de taken uit kwadrant 2 naar kwadrant 1. Het worden belangrijke taken mét urgentie. Hierdoor weet je zeker dat je ze uitvoert.
Onbelangrijke taken met urgentie (Kwadrant 3)
De taken binnen kwadrant 3 zijn in de meeste gevallen afleidingen. We plannen niet uit onszelf onbelangrijke taken in. Ze komen op ons af. Je moet een actieplan hebben voordat deze taken op je afkomen. Zonder actieplan ben je altijd te laat als ze eenmaal op je bordje komen.
Omgaan met je smartphone
De smartphone is onze belangrijkste afleidingsfactor. Alle telefoontjes en meldingen die we binnenkrijgen komen hierop binnen. Zorg er daarom voor dat jouw smartphone je niet afleidt van de belangrijkste taken.
Nog geen 1% van de meldingen die je binnenkrijgt op je smartphone zijn belangrijk én urgent. Zorg daarom dat al je meldingen uitstaan op je smartphone. Ja, álle meldingen. Er mag niks tussen jou en je belangrijke taak komen.
Hoe ik omga met belangrijke én urgente telefoontjes? Als ik bezig ben met een belangrijke taak, dan neem ik standaard mijn telefoon niet op. In mijn voicemail vraag ik mensen via Whatsapp een bericht te sturen. Tijdens een korte pauze van mijn belangrijke taak (kwadrant 1 of 2) open ik mijn Whatsapp. Ik kijk dan of er een bericht tussenzit dat belangrijk en dringend is (kwadrant 1), alleen dan doe ik er iets mee.
Werken in tijdsblokken
Als je jouw dag niet plant, dan word je volgepland door jouw dag. Er zijn talloze taken die op je afkomen en je springt zo van taak naar taak. Gevolg? Het gevoel dat je de hele dag druk bent geweest zonder iets voor elkaar te krijgen. Herken je dit gevoel?
Je hebt op deze manier je hele dag gevuld met taken uit het derde kwadrant. Taken die niet belangrijk zijn, maar wel urgent. Deze taken zijn eindeloos. Het heeft geen enkele zin om efficiënter te worden in het uitvoeren van deze taken. Het gaat om onbelangrijke taken, die wil je vermijden, niet sneller uitvoeren. Je tijd indelen in tijdsblokken is de oplossing.
Plan voor jezelf (in je agenda) tijdsblokken waarin je focust op één belangrijke taak. Het enige dat je op dat moment doet, is werken aan die taak. Je laat hier niets tussenkomen.
Een goede techniek die hierbij helpt is de Pomodoro Techniek. Hiermee werk je in een tijdsblok van 25 minuten, gevolg door 5 minuten pauze. Ik werk zelf elke dag met deze techniek. Het zorgt ervoor dat ik mij maximaal focus op één taak. Dit heeft te maken met de tijdsdruk en afwisseling met rust.
Starten met de Eisenhower Matrix
De enige manier om te starten met de Eisenhower Matrix is door de bovenstaande acties toe te passen. Je hebt niets aan deze (nieuwe) kennis, als je er vervolgens niets mee doet. Het resultaat is het enige dat telt en dat ontstaat door de acties die je uitvoert.
Het gaat erom dat je meer belangrijke taken uitvoert en minder onbelangrijke. Elke actie en techniek die ik heb beschreven helpt hierbij. Mijn advies is om te starten met één van de bovenstaande acties of technieken. Op die manier kun je het ook echt integreren in je leven.
Kies er een uit en focus je daarop voor de komende tijd. Met welke actie begin jij?
