Tijdens de eerste drie jaar van het bestaan van Leventje.nl schreef ik in totaal tien artikelen. Binnen de eerste drie maanden van 2020 schreef ik meer dan vijftien artikelen. Dat is een vertienvoudiging.
Wat was er veranderd? Waarom ben ik opeens zoveel gaan schrijven? Was mijn motivatie groter geworden? Had ik meer tijd? Was mijn doel anders geworden? Was ik opeens slim geworden? Nee. Niets van dat alles.
Voor het eerst sinds al die jaren ben ik productiviteit heel serieus gaan nemen. En het gevolg? Meer resultaat in minder tijd. Ik ben niet harder gaan werken, ik ben slimmer gaan werken. Een leuke bijwerking is dat ik er ook meer voldoening uit haal dan ooit.
Maar hoe ben ik zoveel productiever geworden? Geen magische techniek, maar een hele concrete techniek die werkt: een productieve dag! Door zoveel mogelijk dagen productief te zijn, zorg je voor productieve weken, maanden en uiteindelijk een heel leven.
Ik gebruik vijf praktische technieken, die stuk voor stuk jouw dag omtoveren tot je meest productieve dag.
1. Maak elke dag een planning
Hoe weet je of een dag productief is? Door precies het resultaat te behalen dat je voor ogen had, op de meest effectieve en efficiënte manier. Een productieve dag begint dus bij doen wat je gepland hebt.
Stel je eens voor, je hebt een dag gepland om te ontspannen. Die dag doe je geen werk, je doet alleen dingen waar je van tot rust komt. Je slaapt uit, doet wat klusjes in huis, kijkt wat grappig filmpjes en valt je vrienden lastig in Whatsappgroepen. Eind van de dag ben je volledig ontspannen, precies het resultaat dat je voor ogen had. Je dag is extreem productief!
Om productiever te worden, begin je dus bij de planning. Maak deze planning voor het begin van je dag. Het liefst de avond ervoor. Wat is het resultaat dat je wilt behalen? Wat zijn je prioriteiten? Wanneer ga je hieraan werken?
2. Werk met maximaal drie hoofdtaken per dag
We overschatten wat we kunnen doen in een dag. Daarom is het belangrijk je taken per dag te beperken. Laat het nooit een doel zijn om meer taken in een dag te doen. Meer werken staat namelijk niet gelijk aan meer resultaat. Het staat wel garant voor minder energie en meer stress.
Wat zorgt dan wel voor resultaat en productiviteit? Je noodzakelijke en belangrijkste taken doen. Je moet de taken vinden die zorgen voor het meeste resultaat. Op die manier breng je jouw focus van efficiënt werken naar effectief werken.
Beperk jezelf tot maximaal drie kernactiviteiten per dag. Op die manier dwing je jezelf om de belangrijkste activiteiten te bepalen. Heb je het gevoel dat er veel meer taken belangrijk zijn? Dan ben je niet kritisch genoeg. Er kan maar één prioriteit zijn.
Waarom drie kerntaken per dag en niet twee of vier? Ons hoofd werkt heel goed met groepen van drie. Kijk maar eens naar alle muziekgroepen, boeken en films die in een vorm van drie zijn. Ons hoofd is geprogrammeerd om groepen van drie goed te onthouden. Maak daar gebruik van.
3. Werk in tijdsblokken
De meeste mensen werken met takenlijsten. Ze hebben een lijstje voor alles. Per dag willen ze zoveel mogelijk van hun lijstjes strepen.
In een eerder artikel schreef ik waarom een takenlijst niet werkt. Een takenlijst heeft grote tekortkomingen. Zo houdt een takenlijst geen rekening met je prioriteiten, hoe lang een taak duurt en wanneer je deze uitvoert.
Stop met je takenlijst, start met het gebruiken van je agenda voor je taken. Die lost alle problemen van een takenlijst op. Zet in je agenda wanneer je aan welke taak werkt. Spreek met jezelf af dat je nakomt wat in je agenda staat. Op die manier mis je nooit een belangrijke taak.
Het werken in tijdsblokken brengt focus en flow. Op die manier werk je aan het juiste en op de beste manier.
Met de vorige techniek die ik beschreef, heb je de drie kerntaken voor jou vastgesteld. Plan deze in tijdsblokken in je agenda.
4. Gebruik de Pomodoro Techniek
Dit is een van mijn favoriete tools. Met de Pomodoro Techniek werk je in tijdsblokken van 25 minuten, wat je een “Pomodoro” noemt. Je zet een wekker voor 25 minuten. In deze 25 minuten werk je aan één taak en als de wekker afgaat, neem je een korte pauze.
De Pomodoro Techniek is zo’n techniek die uiterst eenvoudig is, maar waar je veel voor terugkrijgt. De grote kracht van deze techniek zit voor mij in drie onderdelen:
- Door de tijdsdruk blijf ik focus houden of breng ik mijn focus snel weer terug. Het werkt als een “mini-deadline”.
- Je deelt je dag automatisch in met tijdsblokken. Hierdoor breng je overzicht in de onderdelen van je dag, bijvoorbeeld: “Ik ga nu 3 pomodoro’s werken aan dit project”.
- Je verplicht jezelf tot rust. Als ik eenmaal in mijn werk zit, dan vergeet ik rust te nemen. Dit werkt contraproductief. Het is belangrijk wat anders te doen, nog voordat je energie op is.
5. Maak een plan tegen afleidingen
Je begint je dag vast met hele goede intenties. Dan komt een telefoontje of e-mail binnen waar je niet op had gerekend. Je bent je focus kwijt en je planning wordt omgegooid.
Het is belangrijk om na te denken over de afleidingen die elke dag op je afkomen. Zonder plan maken andere mensen een plan voor je. Een mooie uitspraak die hierover gaat:
“Je mail is niets anders dan een takenlijst waar andere mensen taken opzetten.”
Op de plek van “mail” kun je heel veel communicatiemiddelen neerzetten. Denk maar eens aan hoe we Whatsapp tegenwoordig gebruiken. Wat begon als een sociale chat is inmiddels een prachtig middel voor collega’s om je in het weekend lastig te vallen.
De eerste stap is beseffen dat afleidingen geen belangrijke taken zijn. Die indruk wekken ze, omdat ze dringend zijn. Je denkt: “Ik moet nu de telefoon opnemen, anders ben ik te laat.” Ja, je bent dan te laat om de telefoon op te nemen. Dat maakt de taak alleen niet belangrijk, het maakt het dringend of urgent.
Een goede tool om dit herkennen is de Eisenhower Matrix. In deze matrix wordt een onderscheid gemaakt tussen belangrijk en urgent.
De volgende stap is de onbelangrijke afleidingen niet tussen jou en je belangrijke taken laten komen. Dit betekent dat je alle afleidingen uit hebt staan. Zorg ervoor dat mensen hun berichten ergens kwijt kunnen, maar bepaal zelf wanneer je naar deze berichten kijkt. Controleer je e-mail, whatsapp en andere communicatiemiddelen op vaste tijden. Op de andere momenten heb je alle meldingen hiervoor uitstaan.
En hoe ga je dan om met telefoontjes die binnenkomen? Neem die niet op als je met belangrijk werk bezig bent. Gebruik je voicemail om mensen uit te leggen dat ze een bericht kunnen achterlaten. Zelf vraag ik in mijn voicemail aan mensen om mij een Whatsapp bericht te sturen. Zo hoef ik alleen op vaste tijden op mijn Whatsapp te kijken.
Maak van de techniek een gewoonte
De vijf technieken die ik heb beschreven werken allemaal. De voorwaarde dat ze werken is wel dat je ze ook toepast in je leven. Door ze alleen te lezen verspil je jouw kostbare tijd.
De beste manier om deze technieken te integreren in je leven is door er een gewoonte van te maken. In mijn gids over gewoontes leg ik precies uit hoe je van technieken een gewoonte maakt.
De beste tip die ik je nu kan meegeven om hiervan een gewoonte te maken is om klein te beginnen. Kies één van de vijf technieken uit en ga er bewust mee aan de slag. Is het eenmaal een gewoonte in je leven, begin dan met de volgende techniek.
Sla daarom deze pagina op, zodat je terug kan komen als je klaar bent om van de andere technieken een gewoonte te maken.
Met welke techniek begin jij voor je productieve dag?
